RFQ-Checkliste für schwere Stahlgussteile: Was Sie vor einer Angebotsanfrage vorbereiten sollten

Eine Angebotsanfrage (RFQ) für ein schweres Stahlgussteil sollte dem Lieferanten zeigen, welches Bauteil Sie benötigen, in welchem Zustand es ankommen muss und welche Anforderungen es erfüllen soll. Das gilt für neue Mühlenbauteile ebenso wie für den Ersatz eines Schlackenkübels oder Gussteile für ein Maschinenbauprojekt.

Erhalten die Lieferanten unterschiedliche Fassungen der Anforderungen, können ihre Preise unterschiedliche Leistungsumfänge abdecken. Eine brauchbare Anfrage stellt allen dieselben Ausgangsinformationen bereit und fordert sie auf, Annahmen, Ausschlüsse und Rückfragen ausdrücklich zu benennen.

Beginnen Sie mit den verfügbaren Informationen. Trennen Sie bestätigte Anforderungen von Punkten, die noch eine technische Entscheidung erfordern, und klären Sie diese vor der Annahme eines verbindlichen Fertigungsangebots.

Fünf Angaben für die erste Anfrage

Bereiten Sie für ein erstes Gespräch Folgendes vor:

1. Bauteil und Anwendung. Benennen Sie das Teil und erläutern Sie, zu welcher Anlage oder welchem Projekt es gehört.
2. Verfügbare technische Unterlagen. Fügen Sie die aktuelle Zeichnung, das Modell oder die Spezifikation mit Revisionsstand und Maßeinheiten bei.
3. Menge. Nennen Sie die unmittelbar benötigte Bestellmenge und weisen Sie einen möglichen Wiederholbedarf separat aus.
4. Gewünschter Lieferzustand. Beschreiben Sie, ob Sie einen Gussrohling, bestimmte Bearbeitungsschritte oder ein fertig bearbeitetes Bauteil benötigen.
5. Projekttermine und Bestimmungsort. Unterscheiden Sie den gewünschten Angebotstermin vom benötigten Liefertermin.

Kennzeichnen Sie offene Werkstoff-, Maß- oder Prüfanforderungen eindeutig. Fragen Sie den Lieferanten, welche zusätzlichen Informationen er für die technische Prüfung benötigt.

Checkliste für vergleichbare Angebote

Dies sind die wesentlichen Bereiche im Einkaufsleitfaden der Steel Founders’ Society of America (SFSA). Ergänzen Sie die Anforderungen Ihres konkreten Bauteils; eine allgemeine Checkliste ersetzt dessen endgültige Spezifikation nicht.

Zeichnungsgrundlage und Lieferumfang klar festlegen

Legen Sie fest, welche Unterlage maßgebend ist, wenn Zeichnung, Modell und schriftliche Spezifikation zusammen vorliegen. Kennzeichnen Sie kritische Maße, Bezüge, Toleranzen und zu bearbeitende Flächen. Auch der SFSA-Leitfaden zur Bestellung nennt diese Zeichnungsangaben als Bestandteil einer Stahlgussbestellung.

Beschreiben Sie bei Ersatzteilen die Schnittstellen zur vorhandenen Anlage. Verfügbare Zeichnungen, Fotos und Messwerte können ein erstes Gespräch unterstützen. Fotos allein sind jedoch keine vollständige Fertigungsdefinition. Lassen Sie den Lieferanten benennen, was noch bestätigt werden muss.

Beschreiben Sie den Lieferzustand ausdrücklich:

• Gussrohling: Legen Sie den geforderten Gusszustand fest und nennen Sie die nachfolgenden Arbeiten, die der Käufer organisiert.
• Vorbearbeitetes Gussteil: Listen Sie die enthaltenen Bearbeitungsschritte sowie die für die Endbearbeitung verbleibenden Zugaben oder Bereiche auf.
• Fertiges Bauteil: Definieren Sie Endmaße, Toleranzen, Schnittstellen und die vereinbarten Verifikationsnachweise.

Bei einem Zahnkranz sollte die Anfrage beispielsweise klären, ob nur die Gusssegmente, auch die Bearbeitung der Trennflächen oder die fertig bearbeitete Verzahnung enthalten sein sollen. Diese Unterscheidung gehört in die Angebotsantwort und nicht erst in ein späteres Gespräch.

Werkstoff- und Prüfanforderungen angeben

Nennen Sie die vollständige Werkstoffbezeichnung und die anzuwendende Normausgabe sowie projektspezifische Wärmebehandlungs- und Prüfanforderungen. Ist der Werkstoff noch nicht ausgewählt, geben Sie Anwendung und Einsatzbedingungen zur Prüfung an. Jeder vorgeschlagene Ersatzwerkstoff ist separat auszuweisen und vom zuständigen Käufer oder Ingenieur freizugeben.

Angaben wie „gute Qualität“ oder „ZfP erforderlich“ reichen als Prüfanweisung nicht aus. Legen Sie, soweit zutreffend, Verfahren, Prüfbereich, Prüfumfang, Abnahmekriterien, Prüfzeitpunkt und Bericht fest. Definieren Sie auch Drittparteien-Abnahmen und Haltepunkte, die der Lieferant berücksichtigen muss.

Diese Anforderungen müssen sich nach der maßgebenden Bauteilspezifikation und den Einsatzbedingungen richten. Der SFSA-Leitfaden zu Stahlguss-Spezifikationen erläutert, warum klare Vorgaben für die Abstimmung von Werkstoff- und Prüfanforderungen wichtig sind.

Praktische Angaben für ein schweres Bauteil ergänzen

Ein großes Bauteil benötigt auch einen umsetzbaren Handhabungs- und Lieferplan. Nennen Sie den Empfangsort und bekannte Beschränkungen für Zufahrt, Entladung oder innerbetrieblichen Transport. Fragen Sie, welche Maße und Gewichte vorläufig sind und welche für die Versandplanung bestätigt werden.

Bei einer Preisanfrage einschließlich Anlieferung sind Lieferklausel, benannter Ort und geltende Ausgabe anzugeben. Klären Sie, welche Fracht-, Verpackungs- und Handhabungsleistungen enthalten sind. Führen Sie Angebotsfrist, Fertigungsplan, Versanddatum und erforderlichen Ankunftstermin getrennt auf.

Teilen Sie mit, ob ein vorhandenes Modell bereitgestellt werden kann und ob vor der weiteren Fertigung eine Musterfreigabe erforderlich ist. Beschreiben Sie bei Wiederholaufträgen die Änderungen gegenüber dem vorherigen Auftrag, statt sich nur auf eine alte Teilenummer zu verlassen.

Von allen Lieferanten dieselben Rückmeldungen anfordern

Fügen Sie der Anfrage eine kurze Antwortcheckliste bei. Jeder Lieferant sollte Folgendes angeben:

• Die für das Angebot verwendete Zeichnungsrevision und Spezifikation.
• Den enthaltenen Guss-, Wärmebehandlungs-, Bearbeitungs- und Prüfumfang.
• Modellkosten und Bedingungen für die Nutzung vorhandener Modelle.
• Die mitgelieferten Dokumente.
• Terminannahmen und den Beginn der angegebenen Lieferzeit.
• Den Verpackungs- und Transportumfang.
• Ausschlüsse, Abweichungen und technische Rückfragen.

So entsteht vor der kaufmännischen Verhandlung eine praktische Vergleichsgrundlage. Ein Gussrohlingpreis und ein Fertigteilpreis sollten beispielsweise zunächst auf denselben Leistungsumfang gebracht werden. Dokumentieren Sie die Unterschiede, statt den niedrigeren Gesamtpreis automatisch als Einsparung anzusehen.

Kopierbare Anfragevorlage

Betreff: Angebotsanfrage für [Bauteilname] - [Menge] - [Projektreferenz]

Guten Tag,

bitte prüfen Sie die beigefügten Unterlagen für ein Angebot zu folgendem Stahlgussbedarf.

- Bauteil und Anwendung: [Angaben]
- Zeichnung oder Modell und Revision: [Dateireferenz]
- Außenmaße und Gewicht: [bekannte Werte oder Schätzungen]
- Werkstoff und Wärmebehandlung: [Anforderungen oder offene Punkte]
- Menge: [aktueller Auftrag und etwaiger Musterbedarf]
- Lieferzustand: [Rohling, Vorbearbeitung oder Fertigteilumfang]
- Prüfung und Dokumente: [Anforderungen]
- Verfügbarkeit vorhandener Modelle: [Angaben]
- Bestimmungsort und Lieferumfang: [Angaben]
- Angebotsfrist und erforderlicher Liefertermin: [getrennte Termine]
- Offene technische Fragen: [Punkte]

Bitte nennen Sie den enthaltenen Leistungsumfang, Annahmen oder Abweichungen sowie die Informationen, die Sie vor der Bestätigung von Preis und Liefertermin benötigen.

Mit freundlichen Grüßen

[Name und Unternehmen]